Bruk av personopplysninger

- Din datasikkerhet er viktig for oss

Ansvarlig håndtering av personopplysninger som innsamles som et ledd i driften av vår virksomhet, er avgjørende for våre forretningsmål og vårt omdømme. I denne delen av vår Privatlivspolitikk gjøre vi rede for hvordan dine personopplysninger samles inn og anvendes når du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner hos Solfaktor (juridisk selskap: Escapeaway AS, organisasjonsnummer: 921 403 909), og hvordan du kan få innsikt i dine egne personopplysninger.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Ved en identifiserbar fysisk person menes en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, blant annet ved et identifikasjonsnummer eller et eller flere elementer som er spesielle for en gitt persons identitet.

Hvilken type persondata behandler vi om deg og hvorfor?

De opplysningene som vi samler inn om deg vil bli brukt til forskjellige formål i forbindelse med ditt kundeforhold og driften av Solfaktor' virksomhet. De innsamlede opplysningene kan variere alt etter om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men generelt vil det være opplysninger vedrørende kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon og opplysninger om Solfaktor' rettigheter og forpliktelser.

Unnlatelse å oppgi personopplysninger fra din side kan bety at Solfaktor vil være ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser i forbindelse med ditt kunde- eller leverandørforhold.

Solfaktor samler inn og behandler som utgangspunkt kun alminnelige personopplysninger. Men i konkrete tilfeller i forbindelse med bestilling av en reise kan det i et begrenset omfang være nædvendig for oss å behandle følsomme personopplysninger (f.eks. opplysninger om spesialmenyer på flyreisen din eller opplysninger om behov for spesial-assistanse på reisen din) for å kunne levere den ønskede flyreisen til deg.

Solfaktor vil vanligvis samle inn følgende opplysninger:

Opplysninger vedrørende våre kunder

Opplysninger som du gir oss når du bestiller en reise eller oppretter en reiseprofil hos oss, f.eks. online via hjemmesiden vår eller ved å kontakte vår kundeservice/reisebestillere, herunder kontaktopplysninger (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. yrke), opplysninger som du gir oss i forbindelse med dine spesielle preferanser på reisen (f.eks. opplysninger om spesialkost, behov for spesiell assistanse i forbindelse med handikap eller sykdom m.m.), opplysninger som du gir oss om dine preferanser med tanke på markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger som du gir oss dersom du kontakter oss med et spørsmål, for å rapportere et problem eller generelt når du henvender deg til oss i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

Opplysninger vedrørende våre leverandører og samarbeidspartnere

Opplysninger som du gir oss i forbindelse med inngåelse av en leveranse- eller samarbeidsavtale, herunder kontaktopplysninger (arbeid, jobbtittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), opplysninger som du gir oss om dine preferanser med tanke på markedsføring eller kommunikasjon, samt opplysninger som du gir oss dersom du kontakter oss med et spørsmål, for å rapportere et problem eller generelt når du henvender deg til oss som et ledd i vårt samarbeid.

Hva bruker vi dine personopplysninger til?

Solfaktor behandler dine personopplysninger til oppfyllelse av formålene som er angitt nedenfor. Vi gjør oppmerksomme på at ikke alle de angitte formålene, kategoriene av opplysninger, mottakerne av opplysninger eller type behandlinger av opplysninger gjelder for deg i alle tilfeller.

Solfaktor behandler utelukkende dine personopplysninger i det omfanget det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (da det i hvert enkelt tilfelle tas høyde for eventuelle interesser) eller i henhold til gjeldende rett.

Kundeadministrasjon

Solfaktor behandler dine personopplysninger i forbindelse med opprettelse og løpende administrasjon av ditt kundeforhold med Solfaktor som et ledd i driften av vår virksomhet, herunder bestilling av reiser og leveranse av våre andre produkter (som f.eks. visumsøknader, reiseforsikringer, transportservice osv.), opprettholdelse av våre kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistikk osv. All statistikk og analyse utarbeides i anonymisert format og inneholder derfor ikke opplysninger som kan tilskrives direkte til deg som person. Opplysningene brukes ellers til å få større kjennskap til deg og andre brukere av hjemmesiden. Denne bruken kan bl.a. omfatte undersøkelser og analyser som er retter mot en forbedring av Solfaktor' produkter, tjenester og teknologier.

Administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold

Solfaktor behandler dine personopplysninger i forbindelse med administrasjon av leverandør- og/eller samarbeidsforhold, der du er leverandør eller samarbeidspartner, eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbeispartner som Solfaktor arbeider med som et ledd i driften av vår virksomhet. Administrasjonen inkluderer opprettholdelse av vårt CRM-register med informasjon om våre kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.

Juridisk grunnlag for behandling av dine persondata

Solfaktor behandler som utgangspunkt opplysningene om deg på følgende grunnlag: (1) Ditt samtykke, (2) inngåelse eller oppfyllelse av din kontrakt med Solfaktor, (3) hensynet til Solfaktor' legitime interesser, dvs. de formål som er beskrevet ovenfor, (4) oppfyllelse av en rettslig forpliktelse som Solfaktor er pålagt, (5) beskyttelse av dine eller annen fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig for at et rettskrav kan fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for å overholde Solfaktor' eller dine arbeids-, helsemessige- og sosialrettslige forpliktelser som følger av nasjonal rett eller av EU-retten. Det kan dessuten være situasjoner der vi behandler dine personopplysninger av hensyn til tredjeparts legitime interesser med hensyn til formålene som er beskrevet ovenfor, med mindre hensynet til dine interesser veier tyngre.

Deling av personopplysninger

Solfaktor videreformidler kun opplysninger i det omfang det er nødvendig som et ledd i driften av vår virksomhet, deriblant for å kunne levere din reise og andre produkter du har kjøpt hos oss i forbindelse med dette. Solfaktor vil vanligvis videreformidle personopplysninger til følgende mottaker i forbindelse med bestilling av en reise og dermed relaterte produkter:

Global Distribution Systems (GDS) 1*
Flyselskaper
Hoteller
Bilutleieselskaper
Bedbanks 2*
Forsikringsselskaper

1* Et GDS er et it-nettverkssystem som eies eller drives av et firma som muliggjør transaksjoner mellom reisebransjens tjenesteleverandører, hovedsakelig flyselskaper, hoteller, bilutleieselskaper og reisebyråer.

2* En bedbank er et it-nettverkssystem som eies eller drives av et firma som muliggjør transaksjoner mellom reisebransjens tjenesteleverandører, hovedsakelig hoteller og reisebyråer eller sluttkunden. Solfaktor videreformidler personopplysninger til bedbanks for å bestille de hotellene som du skal benytte på din reise.

Beskyttelse av personopplysninger

Ifølge persondataloven skal dine personlige opplysninger oppevares sikkert og fortrolig. Vi lagrer dine personlige opplysninger på datamaskiner med begrenset adgang, plasserte i kontrollerte fasiliteter, og våre sikkerhetstiltak kontrolleres løpende for å avgjøre om våre brukeropplysninger håndteres forsvarlig, og det tas stadig hensyn til dine rettigheter som bruker. Men vi kan ikke garantere 100% sikkerhet ved dataoverføring via internett. Det betyr at det kan være en risiko for at ande uberettiget tiltvinger seg adgang til opplysninger når data sendes og oppbevares elektronisk. Du oppgir derfor dine personlige opplysninger på eget ansvar.

Personopplysninger slettes eller anonymiseres etter det formålet de ble innsamlet til avsluttes. Personopplysninger lagres høyst i 5 år etter bruk grunnet dokumentasjonskrav under bokføringslov.

Den raske utviklingen av internettet betyr at endringer i vår behandling av personopplysninger kan bli nødvendige. Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre nåværende retningslinjer for behandling av personopplysninger. Gjør vi det retter vi selvfølgelig datoen for "sist oppdatert" nederst på siden. Dersom det er snakk om vesentlige endringer gir vi deg beskjed i form av en synlig varsling på vår hjemmeside.

Du har til enhver tid rett til å gjøre dine rettigheter etter personopplysningsloven gjeldende, en lov som til enhver tid vil være gjeldende. Du kan blant annet be om innsikt i personopplysningene som Solfaktor er i besittelse av, samt å protestere mot behandlingen av opplysningene, herunder gjøre motstand mot automatiserte avgjørelser og profilering eller mot benyttelse av dine personopplysninger til direkte markedsføring. I tillegg kan du be om korreksjon eller sletting av eventuelle ukorrekte opplysninger om deg selv, tilbaketrekke et samtykke til behandling av dine personopplysninger og gjøre din rett til dataportabilitet gjeldende.

Dersom du ønsker å gjøre én eller flere av dine rettigheter gjeldende bes du kontakte oss på e-mail: info@Solfaktor.dk. Din anmodning vil bli behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven.

Klage over Solfaktor' behandling av dine personopplysninger kan fremmes til:

Datatilsynet
Postboks 8177
0034 Oslo
E-mail: postkasse@datatilsynet.no
Tlf: 22 39 69 00

Internasjonale overføringer av dine personopplysninger

Grunnet naturen av Solfaktor' virksomhet vil dine personopplysninger kunne overføres til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss. For å kunne levere våre ytelser til deg er vi i enkelte tilfeller nødt til å benytte samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU/EØS.

Uten mulighet for å overføre dine opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS vil Solfaktor være ute av stand til å levere den ønskede reisen til deg. Dette gjelder hvis bestillingen av din reise forutsetter at det overføres opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, f.eks. for å kunne bestille flyreise, hoteller osv. på din reisedestinasjon.

Personopplysnings- og databeskyttelseslovene i disse landene kan være mindre streng enn den er i Norge og resten av EU/EØS, da det i flesteparten av tilfellene vil være snakk om land der EU-kommisjonen har vurdert at databeskyttelsesnivået ikke er på høyde med databeskyttelsesnivået innenfor EU/EØS.

I tilfeller der det er praktisk mulig for oss vil overføring av dine personopplysninger skje på bakgrunn av de av EU-kommisjonens utarbeidede standard overføringskontrakter som er spesielt utarbeidede til dette formålet. Overføringer til USA vil for så vidt muligens skje på bakgrunn av Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA som blant annet fastsetter et sterkt sett databeskyttelsesregler og sikkerhetstiltak, som de amerikanske virksomehetene som tilslutter seg ordningen er forpliktede til å overholde når de behandler personopplysninger.

I enkelte tilfeller vil det imidlertid ikke være mulig for Solfaktor å inngå en standard overføringskontrakt eller benytte Privacy Shield som juridisk overføringsgrunnlag. I slik tilfeller vil overføringen av opplysningene skje på grunnlag av EUs personvernforordning artikkel 49, 1 (b), da overføringen av dine personopplysninger til det gjeldende landet er nødvendig for å kunne oppfylle kontrakten mellom deg og Solfaktor (bestillingen av din reise) eller av hensyn til gjennomføring av tiltak som treffes på din anmodning forut for inngåelsen av en slik kontrakt (f.eks. i forbindelse med levering av et kvalifisert tilbud som omtalt ovenfor under avsnitt 7).

Det er viktig at du er oppmerksom på at overføring av dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos Solfaktor betyr at dine personopplysninger ikke vil få samme beskyttelse som etter Norges eller EUs juridiske regler.

I forbindelse med overføringen av opplysningene er det en nærliggende risiko for at det i gjeldende land ikke er klare, presise og tilgjengelige regler for landets myndigheters adgang til bruk av dine personopplysninger; at det ikke er regler om at landets myndigheters adgang til dine opplysninger skal være nødvendig og proporsjonal; at landet ikke har en uavhengig og effektiv tilsynsmyndighet, samt at landet ikke har tilgjengelige og effektive rettsmidler for de registrerte.

Hvis du ikke ønsker at Solfaktor i forbindelse med bestilling av din(e) reise(r) sender dine personopplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, bes du opplyse oss om dette senest i forbindelse med bestillingen av din reise.

Oppdatert 24.05.2018