Viktig om personvern

Ansvarlig

Disse personvern retningslinjene gjelder for tjenester og produkter som Reisegiganten AS tilbyr.

Kontaktopplysninger

Du kan kontakte oss på post@reisegiganten.no eller via brev som sendes til Reisegiganten As, Rosenkrantz gate 9, 0159 Oslo. Vi kan også nås på telefon: +47 21095000.
Vårt personvernombud kan kontaktes på dpo@reisegiganten.no.

Dine personopplysninger

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personvernforordningen.
Reisegiganten AS håndterer alle personopplysninger i tråd med EUs personvernforordning (GDPR). Videre vil vi gi deg en beskrivelse av hvilken informasjon vi samler inn og hvordan vi bruker, overfører og lagrer denne.

Innsamling av personopplysninger

Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er opplysninger som relaterer seg til en identifiserbar person, og at denne personen direkte eller indirekte kan identifiseres ut fra disse dataene.

Personopplysninger kan være blant annet navn, personnummer, adresse og telefonnummer. Andre personopplysninger kan være bestillingsnumre eller IP-nummer, andre elektroniske identiteter som eventuelt kan knyttes til og identifisere fysiske personer.

Hvordan vi samler inn informasjon om deg

Reisegiganten samler inn personopplysninger på flere måter, men først og fremst henter vi personopplysninger direkte fra brukeren. Vi håndterer alle personopplysninger i tråd med EUs personvernforordning (GDPR).

Booking og reise

Når du bestiller en reise hos oss trenger vi informasjon om alle som står i bestillingen, dermed samler vi inn personopplysninger knyttet til de reisende. Disse personopplysningene er navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende, inkludert barn. I tillegg trenger vi også adressen, kontaktopplysningene og betalingsopplysninger til hovedreisende.

Dersom det er flere reisende på samme bestilling må du forsikre deg om at alle de reisende forstår personvernforordningen. Samtidig må de også tillate at du gir oss deres personopplysninger.

I tillegg til personopplysninger om deg, samler vi også inn opplysninger om reisen du bestiller; bestillingsnummer, reisemål, reiselengde.

Opplysninger

Via kundeservice samler vi inn personopplysninger enten via e-post, telefon eller chat.
Vi trenger opplysninger for å kunne besvare spørsmål eller håndtere henvendelsen din. Dette er opplysninger som navn og bestillingsnummer, e-postadresse og telefonnummer. Om du ønsker så kan du oppgi informasjon ved personlig kontakt. Du kan også gi oss opplysninger om allergier eller helsetilstand, eller andre forhold om deg selv eller andre i reisefølget hvis du ønsker.

Gjøre en bestilling

Når du oppretter en bestilling på Solfaktor samler vi inn flere personopplysninger. Det vil hovedsakelig være navn, e-postadresse, alder, kjønn og adresse.

Dersom du ikke har en brukeridentitet når du bestiller hos oss, vil vi opprette en for deg. Personopplysningene du gir oss ved bestilling vil i enkelte tilfeller ligge til grunn for denne identiteten.

Abonnerer på e-post

Dersom du velger å abonnere på e-post som inneholder inspirasjon, tips og kampanjer/tilbud fra oss, vil vi samle inn personopplysninger i form av navn og e-postadresse for å kunne kontakte deg. Vi samler også inn opplysninger og avreiseflyplass og eventuelt familie, dersom du velger å oppgi dette.

Tilbakemelding på vår webside

Du kan skrive fritekstsvar dersom du velger å gi oss tilbakemelding via tilbakemeldingsfunksjonen på vår nettside. Legger du igjen personopplysninger i friteksten samler vi inn disse.

Digitale tjenester

Vi samler inn informasjon om ditt bruksmønster når du bruker våre digitale tjenester. Noe av denne informasjonen kan være personopplysninger som for eksempel IP-adresse, brukernavn ved innlogging, eller bestillingsnummer.

Hvordan du bruker våre digitale tjenester, hva du foretar deg på våre nettsider, hva du søker på og hvilke produkter du er interessert i er også informasjon vi samler inn. Dersom du samtidig er innlogget eller gir oss opplysninger som gjør at vi kan identifisere deg, vil vi legge informasjon om bruksmønsteret ditt sammen med de andre opplysningene vi allerede har om deg.

Bestille for andre

Om du bestiller for flere personer enn deg selv så må du må ha samtykke for å dele disse opplysningene fra samtlige personer.

Håndtering og lagring av personopplysninger

 

Hvordan behandles personopplysningene dine?

Reisegiganten As forholder seg til personvernloven ved behandling av personopplysninger.
For å fullføre reiseavtalen behandles personopplysninger etter samtykke, eller med begrunnelse at vi må oppfylle rettslige forpliktelser.

Dette betyr at selv om du trekker tilbake samtykket ditt kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Først og fremst vil personopplysningene dine bli behandlet for å oppfylle vår del av en felles avtale du som kunde er en del i.

Administrasjon av reise

For at vi skal kunne levere den reisen/tjenesten du booker med oss så er det nødvendig for oss å benytte dine opplysninger til forskjellige formål.  Blant annet til å booke opp flybilletter, hotell, betaling av reisen etc. Dersom du har bestilt tilleggstjenester som leiebil, transfer eller lignende, benytter vi dine opplysninger på samme måte for å kunne levere disse varer.

Gavekort

Dersom du kjøper gavekort eller mottar et gavekort, håndterer vi dine personopplysninger for å utstede og administrere gavekortet. Vi bruker registrert navn, samt e-postadresse eller postadresse for å sende ut gavekort enten digitalt eller fysisk.
Vi håndterer betalingsinformasjonen din for å kunne gjennomføre betalingen.
Hvis du velger å skrive personopplysninger i kommentarfeltet, samler vi inn disse.

Kundeservice

Når du kontakter oss bruker vi personopplysningene dine for å kunne hjelpe deg med generelle spørsmål og ved reklamasjoner. Navnet ditt og bestillingsnummeret identifisere deg og din reise. Vi bruker e-postadresse og ditt telefonnummer for å kontakte deg om vi skal gi deg informasjon både før, under og eventuelt etter reisen er ferdig.

Utsendelse

Vi bruker personopplysningene dine til å sende deg bestillingsbekreftelse, og viktig informasjon om reisen. I tillegg informasjon om relevante tilbud for reisen. Utsendelse skjer til den registrerte e-postadressen på bestillingen.
Før og under reisen sender vi deg viktig informasjon via SMS og e-post, til det mobilnummeret og e-postadresse som er registrert i forbindelse med bookingen. Dette kan være informasjon om ruteendringer på flyreisen, hentetid for transfer eller ting som skjer på reisemålet ditt.
Vi sender betalingspåminnelser via e-post og SMS.

Markedsføring og persontilpasning

Reisegiganten AS kan bruke kundeopplysninger i sammenheng med markedsføring. Samtidig kan personopplysninger bli brukt av andre samarbeidspartnere for å kunne kontakte deg via e-post og SMS. Dette gjelder hovedsakelig Solfaktor og våre tredjeparts samarbeidspartnere.

Dersom du har gitt samtykke til å motta e-post med inspirasjon, tips og kampanjer/tilbud, vil vi benytte personopplysningene dine ved utsendelse av denne. Vi ønsker samtidig å tilpasse innholdet vi sender til deg ved bruke de oppgitte opplysningene, slik at du får de tilbudene etc. vi tror du har størst interesse og nytte av.

Vi bruker også personopplysningene dine sammen med ditt bruksmønster hos våre tjenester, for å bestemme hvordan nettsiden vår ser ut når du besøker oss. Denne typen tilpasning består av at vi lagrer og viser informasjon du har hentet tidligere, som f.eks. destinasjoner, hoteller og språkpreferanser. Samtidig vil annonser og tilbud bli tilpasset deg og dine ønsker på en bedre måte.

I tillegg skaper vi en såkalt Facebook Custom Audience ved å bruke dine personopplysninger. I dette tilfellet er det kun e-postadressen din og telefonnummeret ditt som blir registrert. Hvis du bruker Facebook eller Instagram, og har samme e-postadresse eller telefonnummer der, vil vi markedsføre til deg direkte på plattformen på en mer målrettet måte, eller personlig tilpasse markedsføringen til deg i sosiale medier på andre måter.

Samtidig benytter vi også persontilpasning i nettannonsering og kommunikasjon på andre nettsteder enn Reisegiganten AS. For at våre samarbeidspartnere skal hjelpe oss å tilpasse tilbud og markedsføring mot deg, må vi i noen tilfeller dele personopplysninger med dem. Dine personopplysninger vil alltid bli behandlet i henhold til gjeldende personvernforordning, og det blir inngått avtaler for å sikre at dette blir gjennomført.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for analyse av bruksmønster og persontilpasning.

Utvikling av tjenester og service

Opplysningene vi samler inn om deg brukes til å utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Vi analyserer hvordan våre brukere oppfører seg på våre nettsteder for å kunne utvikle produkter, presentasjon og funksjoner på våre digitale tjenester. Samtidig bruker vi opplysninger for å kunne styrke sikkerheten i våre digitale tjenester.

Vi bruker i hovedsak anonyme og anonymiserte opplysninger på aggregert nivå, for å gjennomføre slike analyser. Samtidig kan det skje at relevante personopplysninger blir brukt for å utvikle tjenestene våre og service.

Sikkerhet og regnskap

Det kan skje at vi behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte krav og bestemmelser. Dette kan være knyttet til sikkerhet og regnskap.

Lagringstider

Dine personopplysninger og reisehistorikk blir lagret i vår kundedatabase så lenge som det kreves for formålet med behandlingen, og i maksimalt tre år. Alle personopplysningerr og reisehistorikk slettes automatisk etter tre år, med unntak av fakturainformasjon som vi i henhold til regnskapsloven er pålagt å beholde.

Abonnerer du på våre nyhetsbrev på e-post, lagres personopplysningene dine så lenge som du velger å fortsette å motta slike e-poster.

Tiltak for trygg behandling av personopplysninger

Vi gjennomfører fortløpende tekniske og organisatoriske tiltak for å oppfylle prinsippene om «innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard». Samtidig har vi fortløpende vurderinger rundt risikoen som kan knyttes til håndtering av personopplysninger. Vi har nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere denne typen risiko.
Reisegiganten AS har også et eget ombud for datasikkerhet. Dersom du har direkte spørsmål om hvordan vi jobber når det gjelder EUs personvernforordning (GDPR) kan du ta kontakt med oss på dpo@reisegiganten.no.

 

Utlevering av personopplysninger

Google

Vi benytter oss av Googles Office-produkter og systemtjenester i vårt interne arbeid. Det betyr at dine personopplysninger blir behandlet av Google. Vi går gjennom Google sine vilkår angående behandling av personopplysninger når de endres.

Personopplysningene lagres av Google i en skytjeneste innenfor EU. Google kan, ved alvorlige datahendelser, overføre personopplysningene til et tredjeland utenfor EU/EØS. En slik overføring vil kun gjennomføres dersom det er nødvendig for å beskytte personopplysningene.

Avtalepartnere og IT-leverandører

Reisegiganten AS bruker ulike IT-tjenester og -systemer. Personopplysninger lagres og håndteres i noen av disse tjenestene og systemene. Ved en slik håndtering etterstrebes det alltid å ivareta sikkerheten, og beskytte integriteten til dine personopplysninger.
Noen systemer er lokale hos oss. I disse tilfellene er det kun våre ansatte som har tilgang til opplysningene, og din data vil ikke overføres til noen andre. Andre systemer kan være skyløsninger eller installert hos en leverandør. Dette betyr av noen personopplysninger vil overføres til leverandøren. Da har leverandøren, som tredjepart, tilgang til personopplysninger. De håndterer alle opplysningene i tråd med våre felles avtaler.

Interne IT-systemer

Vi har et bestillings- og salgssystem, en kundedatabase og et kundeservicesystem, et system for håndtering av data og datautbedring som håndterer personopplysninger internt i Reisegiganten AS. Disse systemene er til stede for å kunne levere tjenester du bestiller fra oss, for å yte bedre kundeservice og håndtere dine spørsmål på best mulig måte.

Webanalyse

Når vi skal tilpasse og analysere utviklingsarbeid, brukeratferd og brukertilbakemeldinger på våre nettsider, bruker vi eksterne leverandører. Disse selskapene håndterer dine personopplysninger på vegne av Reisegiganten AS. Personopplysningene er hovedsakelig data samlet inn via informasjonskapsler (cookies), og de blir administrert uten at det vil være mulig å identifisere deg – enten anonymisert, pseudonymisert eller aggregert. Medlems- og bestillingsnummer kan administreres gjennom informasjonskapsler.

Betalingsløsninger

Eksterne leverandører blir brukt for å håndtere betalinger. Disse får tilgang til personopplysninger i form av navn, adresser og betalingsinformasjon. Dette er nødvendig for at vi skal kunne levere de tjenestene du bestiller fra oss.

Kommunikasjonstjenester

For å kunne kommunisere med kundene på best mulig måte, benytter vi oss av eksterne leverandører. Disse leverandørene har tilgang til ulike personopplysninger og informasjon om deg for å kunne yte best mulig service.

For å kunne sende informasjon via SMS før og under reiser må en ekstern leverandør ha tilgang til personopplysninger i form av telefonnummer. Vi tilbyr også chat-funksjon, og dermed får en ekstern leverandør tilgang til den informasjonen du oppgir i chatten. Ved å åpne chat-funksjonen godtar du samtidig den eksterne leverandørens retningslinjer om personopplysninger.

Vi bruker også eksterne leverandører for å tilby kontaktskjemaer på nettsidene våre. Vi har skjema for reklamasjon, reiseforslag og tilbakemeldinger. Disse leverandørene får dermed tilgang til personopplysningene du oppgir i de respektive skjemaene.

Underleverandører

Noen ganger benytter vi oss av underleverandører og avtalepartnere. Da må vi utleverer personopplysninger til disse for at de skal kunne tilby noen av våre tjenester.

Digitale samarbeidspartnere

Når du bestiller en reise med Solfaktor gjennom våre digitale samarbeidspartnere kan det være noen steder du selv må oppgi personopplysninger til reisebyrået eller nettstedet. Dersom dette må gjøres vil det være vår digitale samarbeidspartner ved tilfellet som er ansvarlig for å håndtere personopplysningene dine i samsvar med sine egne retningslinjer.

Vi sender personopplysninger til den aktuelle partneren eller det aktuelle reisebyrået for å bekrefte at en bestilling er gjennomført hos dem. Personopplysningene er anonymiserte, og aktørene har ikke mulighet til å direkte identifisere den reisende gjennom opplysningene vi sender.

Dersom du bestiller direkte gjennom reisebyrået, er det du selv som leverer personopplysningene, og dermed også samtykker til at det aktuelle reisebyrået får behandle disse opplysningene internt. Dermed kan også reisebyrået identifisere deg for eksempel gjennom bestillingsnummer. I en slik situasjon, der du direkte har gitt informasjon til et reisebyrå, har ikke Reisegiganten AS noe ansvar for håndtering av personopplysninger.

Flyselskaper

Vi tilbyr reiser med forskjellige flyselskap, også via 3.parts samarbeidspartnere. Flyselskapene får tilgang til opplysninger som navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til bestiller av reisen. Overføring av passasjeropplysninger gjøres enten via bookingsystemene Amadeus, Travefusion, via API direkte mot flyselskapet eller direkte fra flyselskapet.

Hotell

Vi bestiller hotell via våre hotellagenter/underleverandører. Våre hotellagenter trenger tilgang til personopplysninger som navn, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt kontaktopplysningene til bestiller av reisen. Våre hotellagenter overfører denne informasjonen til hotellene.

Handling-agenter

Avhengig av hvilket flyselskap som brukes og hvilken flyplass man reiser fra, brukes ulike handling-agenter til å utføre reiserelaterte tjenester på flyplassen. Som oftest gjelder dette innsjekking og bagasjehåndtering. Handling-agenten får tilgang til personopplysninger som kreves for å kunne utføre tjenestene.

Utlevering til andre land

Noen av våre samarbeidspartnere (f.eks. hoteller og flyselskaper) er utenfor EU/EØS-området. Personopplysninger vil kunne overføres til samarbeidspartnere i disse landene. Vi er forpliktet til å sørge for god sikkerhet for dine personopplysninger.

Dine rettigheter

Håndtering av personopplysninger

Vi kan behandle visse personopplysninger uten samtykke. Det gjelder personopplysninger som er nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelser overfor deg og når vi må følge lovpålagte krav. Dersom vi skal bruke personopplysninger til andre formål enn nevnt, kreves det at du samtykker.

Når du bruker tjenestene våre på Reisegiganten AS gir du samtidig samtykke til at vi får håndtere dine personopplysninger. Dette gjelder også når du er i kontakt med våre rådgivere, et ombud eller et av våre byråer.

Samtykke

Ved å ta kontakt med oss kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Vi vil deretter slette kontaktopplysningene vi har, og avslutte behandlingen vi tidligere har trengt samtykke for å gjennomføre.

Selv om du tilbakekaller ditt samtykke er det likevel noen personopplysninger vi kan lagre til andre formål, som for eksempel for å tilfredsstille regnskapsloven og pakkereiseloven.

Informasjon og rett til kontroll over dine personopplysninger

Du kan henvende deg skriftlig for å få innsikt i hvilke opplysninger vi har registrert om deg. Dersom dette er ønskelig vil vi hente ut dine data og sende disse til deg.

Du har også rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg, eller retter eksisterende opplysninger. Du kan også kreve at personopplysningene dine begrenses til spesielle formål.

Ikke håndtere dine personopplysninger?

For at vi skal kunne levere tjenester og produkter du har bedt om fra oss er det noen personopplysninger som må håndteres av oss. Informasjonen vi må håndtere er tydelig merket slik at du kan vite hvilke opplysninger dette gjelder. Dersom du ikke vil gi oss disse opplysningene, vil vi heller ikke kunne levere tjenesten eller produktet du ber om.

Det er også noen digitale tjenester som ikke kan brukes eller ikke vil fungere uten visse personopplysninger. Det samme gjelder dersom du ikke gir oss samtykke til å bruke personopplysningene dine for markedsføring eller profilering. Da vil ikke vi kunne tilpasse tilbud og kommunikasjon fra oss til deg.

Klage

Om du mener at vi bryter personopplysningsloven eller annen lov om personlig integritet, kan henvendelse rettes til Datatilsynet. Les mer på Datatilsynets hjemmeside https://www.datatilsynet.no.

annonse